Categoria: Attività

Dopo aver inserito un volontario in un’attività (Cfr. Aderire ad una attività programmata) quest’ultimo si troverà in uno dei seguenti stati:

• DISPONIBILE: il volontario ha inserito direttamente la sua disponibilità sulla piattaforma AUGUSTO;
• AUTORIZZATO: il volontariato è stato autorizzato dal Presidente/Coordinatore;
• NEGATO: il volontariato NON è stato autorizzato dal Presidente/Coordinatore;
• RIFIUTATO: il volontariato NON è stato autorizzato dal Presidente/Coordinatore e dall’ORGANIZZATORE dell’attività;
• CONFERMATO: il volontariato è stato autorizzato dal Presidente/Coordinatore e dall’ORGANIZZATORE dell’attività; SOLO IN QUESTO CASO IL VOL PUO’ PARTECIPARE ALL’ATTIVITA’;
• RITIRATO: il volontariato ha ritirato la sua disponibilità;
• IN ATTIVITA’: il volontariato è in servizio e stata svolgendo l’attività;
• PRESENTE: il volontariato ha partecipato all’attività;
• ASSENTE: il volontariato non ha partecipato all’attività.

Per poter inserire le proprie disponibilità di volontari ed automezzi in un’attività programmata occorre prima di tutto aderire all’attività stessa.

L’adesione può essere effettuata solo dai Presidenti/Coordinatori delle Associazioni/Gruppo oppure da un delegato che ha le autorizzazioni per inserire i volontari dei Volontari delle attività.

I Volontari devono avere la scheda anagrafica con i dati compilati e la mail verificata.

L’attività potrebbe richiedere volontari con brevetti (Operatore AIB, Operatore PCM LE,..) o qualifiche nell’associazione (Presidente, Segretario,..); le suddette informazioni devono essere correttamente inserite nella scheda anagrafica del Volontario altrimenti la piattaforma non consentirà il corretto inserimento.

Dopo aver selezionato il rigo dall’elenco attività programmate, andare sulla sezione “Adesione turni” e cliccare sul tasto verde “Aderisci”.

Successivamente inserire i volontari che rispettano le eventuali restrizioni imposte dall’organizzatore.

Dopo aver inserito i volontari consultare l’articolo Stati di un Volontario inserito in un’attività

Facciamo un po’ di chiarezza sulle definizioni delle funzioni connesse alle attività.

• • ATTIVITA’ PROGRAMMATA: la funzione delle attività programmate consente di organizzare tutte quelle attività che necessitano di una pianificazione. Possono essere organizzate attività di:
    • protezione civile
    • volontariato generico. In questo caso le attività possono essere aperte esclusivamente da organizzazioni locali di primo livello e non sono visualizzate dai livelli superiori (provinciale, regionale, nazionale).

Per ogni attività è necessario inserire almeno un turno e i relativi volontari ed automezzi da impiegare. Per ogni turno i volontari possono essere autorizzati o rifiutati dal proprio Presidente/Coordinatore tecnico e autorizzati o rifiutati dall’organizzatore dell’attività. Al termine del turno le presenze o le assenze dei volontari saranno inserite sul gestionale (AUGUSTO) e saranno poi cumulate nel registro delle presenze annuale. Per ogni turno è generato automaticamente un report con i dettagli dell’attività svolta.

• • MANIFESTAZIONI DI INTERESSE: questa funzione permette di avviare preventivamente un sondaggio prima di aprire un’attività o organizzare un evento formativo: ad esempio può essere aperta una manifestazione di interesse per quantificare i partecipanti interessati ad un determinato corso di formazione. Le manifestazioni di interesse possono essere rivolte alle organizzazioni o ai singoli volontari, ma non cumulano le ore di servizio nella scheda turni del volontario stesso.

• • MACRO EVENTI: questa funzione permette di raggruppare delle attività afferenti ad un unico macro evento. Possono essere aperti dalle strutture provinciali, regionali o nazionali; ad esempio possono essere utili per seguire l’andamento delle attività emergenziale a livello locale ricadenti in un’emergenza nazionale (emergenza coronavirus), oppure per attività distribuite su tutto il territorio di competenza (campagna antincendio boschivo). I dati statistici comprendono volontari ed automezzi inseriti nelle attività collegate al macro evento.

• • RAPPORTI DI SERVIZIO: sono dei report inseriti manualmente dagli utenti di attività svolte senza programmazione (esempio spegnimento antincendio boschivo). i rapporti di servizio possono essere collegati ad un’attività programmata o un macro evento; in questo caso la presenza dei volontari sarà considerata una sola volta.

Per inviare una notifica Telegram a tutti i volontari inseriti in un turno occorre prima di tutto selezionare nel seguente ordine:

1. l’attività di interesse dal menù “Elenco Attività Programmate”
2. la voce “Gestione Turni”;
3. il turno di cui si vuole fare la stampa;
4. la voce “Azioni”;
5. la voce “Invia Messaggio Telegram”.

Nella schermata successiva è possibile selezionare lo stato dei destinatari della notifica (disponibile, autorizzato, confermato, negato, rifiutato, ritirato, in attività, presente, assente), eventuali brevetti e patenti possedute.

Prima di inviare il messaggio verificare se i destinatari sono corretti.

N.B.: Per la ricezione della notifica è necessario che i Volontari siano correttamente collegati al Bot AUGUSTO di Telegram ( https://supporto.augusto.puglia.it/guide/bot-telegram/ ).

Per inviare una email a tutti i volontari inseriti in un turno occorre prima di tutto selezionare nel seguente ordine:

1. l’attività di interesse dal menù “Elenco Attività Programmate”
2. la voce “Gestione Turni”;
3. il turno di cui si vuole fare la stampa;
4. la voce “Azioni”;
5. la voce “Invia Email”.

Nella schermata successiva è possibile selezionare lo stato dei destinatari della email (disponibile, autorizzato, confermato, negato, rifiutato, ritirato, in attività, presente, assente), eventuali brevetti e patenti possedute.

La funzione di invio mail consente sia di allegare file (max. 10 MB) sia la risposta da parte dei destinatari.

Prima di inviare il messaggio verificare se i destinatari sono corretti.

Per effettuare la stampa dei volontari inseriti in un turno occorre prima di tutto selezionare nel seguente ordine:

1. l’attività di interesse dal menù “Elenco Attività Programmate”
2. la voce “Gestione Turni”;
3. il turno di cui si vuole fare la stampa;
4. la voce “Azioni”;
5. la voce “Crea Stampe turno”.

Dalla finestra successiva si possono selezionare sia lo stato del volontario (disponibile, autorizzato, confermato, negato, rifiutato, ritirato, in attività, presente, assente) sia i campi da inserire nella stampa pdf ( Coordinamento di appartenenza del volontario, Matricola,  Gruppo/Associazione di appartenenza, Cognome, Nome, C.F., Cellulare, Stato, Orario Ingresso, Orario Uscita, Intolleranze).

la “stampa” può essere salvata sia in pdf che in xls.

Per redigere la rendicontazione finale è utile sfruttare la funzione di estrazione degli interventi effettuati; la funzionalità suddetta riguarda sia le attività di spegnimento AIB che quelle di pattugliamento AIB.

Dal menu “Convenzioni Regione Puglia” presente sotto il menù “Attività” è possibile selezionare la Convenzione Regionale di proprio interesse. Nella schermata successiva andando sulla voce “Spegnimento AIB” oppure “Pattugliamento AIB” viene visualizzato un form da cui è possibile estrarre gli interventi effettuati.

Le estrazioni possono essere di formati diversi:

• PDF;
• Copia (gli interventi vengono copiati negli Appunti per poter essere poi incollati);
• CSV (formato che può essere utilizzato per l’elaborazione dei dati);
• Stampa;

N.B. Nell’estrazione sono raggruppati i Rapporti di Servizio collegati all’evento di Convenzione Regionale. Se non sono presenti tutti gli interventi effettuati, occorre verificare di aver redatto tutti i Rapporti di Servizio e di averli correttamente collegati all’evento di convenzione.

Per aggiungere una nuova attività programmata è necessario cliccare sui pulsanti “Attività” – “Elenco attività programmate”:

Dalla pagina “Elenco Attività Programmate”, in alto a destra cliccare la voce “Azioni” – “Nuova attività”.

Il modulo di inserimento dovrà essere così compilato:

Informazioni Generali

• Titolo: inserire un breve titolo esaustivo (NON scrivere in maiuscolo);
• Informazioni: inserire la descrizione sintetica dell’attività, specificando nel dettaglio tutte le informazioni necessarie ai Volontari partecipanti;

Responsabili e delegati di gestione

• Responsabile: Indicare il responsabile attività dall’elenco. Sono elencati i soli Presidenti/Coordinatori Operativi per il livello Organizzazioni, i Dirigenti per il livello Provinciale, i Funzionari o Dirigenti Volontari per il livello Regionale;
• Livello di gestione: questo campo permette di assegnare le autorizzazioni dei delegati nel pannello di gestione. Nel campo Delegati saranno visualizzati gli utenti del livello di gestione, ovvero:
  • Livello di gestione Associativa: Organizzazioni;
  • Livello di gestione Provinciale: Utenti Provinciali;
  • Livello di gestione Regionale: Utenti Regionali;

  NOTA: Il Livello di gestione AUTONOMA permette l’inserimento dei volontari è il passaggio automatico in STATO CONFERMATO.

  I delegati di gestione hanno accesso al pannello di gestione con le autorizzazioni di conferma e rifiuto dei partecipanti.

• Delegati di gestione: campo compilabile con gli utenti delegati in riferimento al livello di gestione
• Tipologia di attività: selezionare la tipologia di attività programmata.

In questo campo è possibile selezionare le tipologie di attività con impiego programmato. Altre tipologie di attività con impiego su chiamata possono essere censite compilando il Rapporto di Servizio.

• Macro-evento: In questo campo è possibile selezionare i Macro-Eventi con tipo di impiego programmato. Altri Macro-Eventi con impiego su chiamata possono essere collegati compilando il Rapporto di Servizio.

Visibilità 

Le opzioni di visibilità permettono di inserire dei criteri per restringere la visualizzazione dell’attività a determinate Organizzazioni; senza Restrizioni  le attività saranno visibili a tutte le Organizzazioni.

NOTA: Le attività di Protezione Civile senza restrizioni associative sono soggette ad approvazione.

E’ possibile indicare le seguenti restrizioni:

• Restrizione Provinciale: potranno partecipare le Organizzazioni con sede legale nelle Provincie indicate; 
• Restrizione Associativa: potranno partecipare le Organizzazioni indicate; 
• Restrizione Operativa: potranno partecipare i volontari con i brevetti censiti nella scheda personale indicati in elenco; 
• Restrizione Amministrativa: potranno partecipare i volontari con ruolo amministrativo indicato in elenco; 

Opzioni generali

E’ possibile indicare ulteriori opzioni per le tipologie di attività di “Protezione Civile” e di “Volontariato generico”, ini particolare è possibile indicare:

• Missione: se i turni superano le 24 ore;
• Blocca Volontari per turno: impedisce l’inserimento dei volontari al superamento del numero massimo confermato per turno;
• Contributo forfettario: indica la previsione di un contributo spese per le attività da svolgere.

Opzioni Attività di Protezione Civile

• Benefici art.39 D.Lgs. 01/18: se per l’attività i Volontari hanno diritto al mantenimento del posto di lavoro e del trattamento economico previdenziale;
• Benefici art.40 D.Lgs. 01/18: se le ODV e i GC possono richiedere il rimborso delle spese sostenute e preventivamente autorizzate;
• Centro Operativo Aperto: se per l’attività è prevista l’  attivazione di un Centro Operativo (COC, COM, CCS, COR o DICOMAC).