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Con le istruzioni della presente guida, le Organizzazioni di Volontariato ed i Gruppi Comunali, possono inserire le rendicontazioni delle spese sostenute durante un’attività autorizzata dalla Regione.

Dal menu “Amministrazione” – “Rendicontazioni” è possibile inserire la rendicontazione:

Dopo aver accettato l’informativa privacy:

è possibile inserire le voci di spesa ed i relativi giustificativi;

In particolare, per ogni spesa andranno inseriti:

• La tipologia di spesa (secondo un’elenco creato dalla Regione);
• L’operatore economico (ovvero il fornitore del bene o del servizio acquistato);
• Il tipo di documento (Fattura, Ricevute Fiscali, Scontrini parlanti,..);
• Numero del documento;
• Data del documento;
• Importo totale (comprensivo di IVA);
• allegato del documento.

Nel caso specifico di spese collegate ad un automezzo è necessario selezionarlo dalla voce “Seleziona Automezzo”  per poter procedere con l’inserimento dei dati; nel caso in cui l’automezzo non è stato inserito su AUGUSTO, occorre procedere con la registrazione (vds. Inserimento di un nuovo automezzo – Anagrafica Automezzi )

Dopo aver completato l’inserimento di tutti i giustificativi di spesa si può procedere con la chiusura della Fase 1 cliccando sull’apposito tasto blu in fondo alla pagina. Attenzione! Dopo aver chiuso questa fase non sarà possibile aggiungere o modificare i documenti inseriti.

Nella Fase 2 si possono scaricare i documenti e dopo averli fatti firmare digitalmente dal legale rappresentate in formato CADES (.p7m) senza rinominarli si possono caricare sulla piattaforma.

Dopo aver completato il caricamento dei documenti si può chiudere la Fase 2 cliccando sul tasto “Chiudi istanza” e si può creare la “cartella” (file ZIP dell’istanza con tutti gli allegati)  cliccando sul tasto giallo “Crea cartella istanza”.

Nella Fase 3, dopo aver scaricato il file .ZIP  . Per completare anche questa fase occorre inviare tramite PEC la rendicontazione con tutti gli allegati.

Con le istruzioni della presente guida si possono inserire le richieste delle rendicontazioni da parte delle Organizzazioni di Volontariato ed il Gruppi Comunali delle spese sostenute durante un’attività.

Dal menu “Amministrazione” – “Rendicontazioni” è possibile inserire le prime informazioni inerenti la tipologia ed il budget delle attività:

Dopo aver inserito tutte queste informazioni, cliccando sul tasto “Aggiungi” è possibile inserire la richiesta di rendicontazione che visualizzeranno le OdV/GC dalla data di apertura indicata.

Dopo aver inserito un volontario in un’attività (Cfr. Aderire ad una attività programmata) quest’ultimo si troverà in uno dei seguenti stati:

• DISPONIBILE: il volontario ha inserito direttamente la sua disponibilità sulla piattaforma AUGUSTO;
• AUTORIZZATO: il volontariato è stato autorizzato dal Presidente/Coordinatore;
• NEGATO: il volontariato NON è stato autorizzato dal Presidente/Coordinatore;
• RIFIUTATO: il volontariato NON è stato autorizzato dal Presidente/Coordinatore e dall’ORGANIZZATORE dell’attività;
• CONFERMATO: il volontariato è stato autorizzato dal Presidente/Coordinatore e dall’ORGANIZZATORE dell’attività; SOLO IN QUESTO CASO IL VOL PUO’ PARTECIPARE ALL’ATTIVITA’;
• RITIRATO: il volontariato ha ritirato la sua disponibilità;
• IN ATTIVITA’: il volontariato è in servizio e stata svolgendo l’attività;
• PRESENTE: il volontariato ha partecipato all’attività;
• ASSENTE: il volontariato non ha partecipato all’attività.

Per poter inserire le proprie disponibilità di volontari ed automezzi in un’attività programmata occorre prima di tutto aderire all’attività stessa.

L’adesione può essere effettuata solo dai Presidenti/Coordinatori delle Associazioni/Gruppo oppure da un delegato che ha le autorizzazioni per inserire i volontari dei Volontari delle attività.

I Volontari devono avere la scheda anagrafica con i dati compilati e la mail verificata.

L’attività potrebbe richiedere volontari con brevetti (Operatore AIB, Operatore PCM LE,..) o qualifiche nell’associazione (Presidente, Segretario,..); le suddette informazioni devono essere correttamente inserite nella scheda anagrafica del Volontario altrimenti la piattaforma non consentirà il corretto inserimento.

Dopo aver selezionato il rigo dall’elenco attività programmate, andare sulla sezione “Adesione turni” e cliccare sul tasto verde “Aderisci”.

Successivamente inserire i volontari che rispettano le eventuali restrizioni imposte dall’organizzatore.

Dopo aver inserito i volontari consultare l’articolo Stati di un Volontario inserito in un’attività

Per modificare le abilitazioni di un utente esistente occorre andare sul Menu “Anagrafiche”, “Volontari” ed  in corrispondenza dell’utente desiderato cliccare sull’icona “chiave” per aprire il pannello delle abilitazioni. Selezionare le abilitazioni desiderate secondo le indicazioni seguenti:

ABILITAZIONI

In questo articolo viene spiegato come inserire/modificare la carica sociale all’interno del ODV/GC sul portale Augusto.

Dopo aver cliccato sul menu di sinistra sulla voce “Anagrafiche” e poi “Volontari”, selezionare il volontario a cui si vuole cambiare la carica cliccando sul cognome; nella sezione “Ruoli e autorizzazioni” della scheda personale del volontario selezionare la voce desiderata cliccando sul menu a tendina “Ruolo organizzativo”.

I ruoli che possono essere assegnati sono i seguenti:

• Presidente/Coordinatore Operativo
• Vice Presidente
• Tesoriere
• Segretario
• Consigliere
• Coordinatore
• Volontario
• Volontario Giovanile
• Volontario in prova.

Nel caso in cui un volontario acquisisca lo status di “Presidente/Coordinatore Operativo” potrà:

• gestire le autorizzazioni dei volontari appartenenti alla propria ODV/GC ( Modifica delle autorizzazioni – Anagrafica Utenti Volontari ) ;
• accedere a funzionalità del portale di livello reginale e/o nazionale.

Facciamo un po’ di chiarezza sulle definizioni delle funzioni connesse alle attività.

• • ATTIVITA’ PROGRAMMATA: la funzione delle attività programmate consente di organizzare tutte quelle attività che necessitano di una pianificazione. Possono essere organizzate attività di:
    • protezione civile
    • volontariato generico. In questo caso le attività possono essere aperte esclusivamente da organizzazioni locali di primo livello e non sono visualizzate dai livelli superiori (provinciale, regionale, nazionale).

Per ogni attività è necessario inserire almeno un turno e i relativi volontari ed automezzi da impiegare. Per ogni turno i volontari possono essere autorizzati o rifiutati dal proprio Presidente/Coordinatore tecnico e autorizzati o rifiutati dall’organizzatore dell’attività. Al termine del turno le presenze o le assenze dei volontari saranno inserite sul gestionale (AUGUSTO) e saranno poi cumulate nel registro delle presenze annuale. Per ogni turno è generato automaticamente un report con i dettagli dell’attività svolta.

• • MANIFESTAZIONI DI INTERESSE: questa funzione permette di avviare preventivamente un sondaggio prima di aprire un’attività o organizzare un evento formativo: ad esempio può essere aperta una manifestazione di interesse per quantificare i partecipanti interessati ad un determinato corso di formazione. Le manifestazioni di interesse possono essere rivolte alle organizzazioni o ai singoli volontari, ma non cumulano le ore di servizio nella scheda turni del volontario stesso.

• • MACRO EVENTI: questa funzione permette di raggruppare delle attività afferenti ad un unico macro evento. Possono essere aperti dalle strutture provinciali, regionali o nazionali; ad esempio possono essere utili per seguire l’andamento delle attività emergenziale a livello locale ricadenti in un’emergenza nazionale (emergenza coronavirus), oppure per attività distribuite su tutto il territorio di competenza (campagna antincendio boschivo). I dati statistici comprendono volontari ed automezzi inseriti nelle attività collegate al macro evento.

• • RAPPORTI DI SERVIZIO: sono dei report inseriti manualmente dagli utenti di attività svolte senza programmazione (esempio spegnimento antincendio boschivo). i rapporti di servizio possono essere collegati ad un’attività programmata o un macro evento; in questo caso la presenza dei volontari sarà considerata una sola volta.

ABILITAZIONI

Per modificare le abilitazioni di un utente esistente occorre andare sul Menu “Anagrafiche”, “utenti regionali” ed  in corrispondenza dell’utente desiderato cliccare sull’icona “chiave” per aprire il pannello delle abilitazioni. Selezionare le abilitazioni desiderate secondo le indicazioni seguenti:

ABILITAZIONI

Questo articolo illustra la voce di menu “Anagrafiche”, “Utenti provinciali”.

Dal menu “Azioni” presente in alto a destra, selezionare la voce “Nuovo Utente Provinciale”. Nella pagina che compare compilare i seguenti campi:

Coordinamento: selezionare il coordinamento di appartenenza dell’utente;
Matricola Coordinamento: campo che si autocompila dopo aver confermato l’utente.

Dati anagrafici

• Cognome;
• Nome;

Recapiti

• E-mail (@cvpc.lecce.it);
• Cellulare personale;

Cliccando su CONFERMA sarà inviata una mail all’indirizzo di posta elettronica del Utente per la validazione dell’email e la trasmissione dell’informativa completa della privacy e dei termini di utilizzo. Quando l’utente validerà l’email personale, potrà essere inserito nelle attività o accedere al Gestionale AUGUSTO autonomamente.