Per redigere la rendicontazione finale è utile sfruttare la funzione di estrazione degli interventi effettuati; la funzionalità suddetta riguarda sia le attività di spegnimento AIB che quelle di pattugliamento AIB.
Dal menu “Convenzioni Regione Puglia” presente sotto il menù “Attività” è possibile selezionare la Convenzione Regionale di proprio interesse. Nella schermata successiva andando sulla voce “Spegnimento AIB” oppure “Pattugliamento AIB” viene visualizzato un form da cui è possibile estrarre gli interventi effettuati.
Le estrazioni possono essere di formati diversi:
- PDF;
- Copia (gli interventi vengono copiati negli Appunti per poter essere poi incollati);
- CSV (formato che può essere utilizzato per l’elaborazione dei dati);
- Stampa;
N.B. Nell’estrazione sono raggruppati i Rapporti di Servizio collegati all’evento di Convenzione Regionale. Se non sono presenti tutti gli interventi effettuati, occorre verificare di aver redatto tutti i Rapporti di Servizio e di averli correttamente collegati all’evento di convenzione.
Le comunicazioni inerenti i turni/reperibilità/allerte e tutto quello che riguarda il portale Augusto sono veicolate tramite il Bot di Telegram.
Telegram è disponibile sui principali App store: Play store o App Store
Iscrizione volontario al bot Augusto
Dal menu “iscrizioni Telegram” presente sotto il menu “Comunicazione” è possibile effettuare l’iscrizione dei volontari al bot di Augusto; dopo aver cliccato sul tasto INVIA CODICE DI ATTIVAZIONE sul rigo corrispondente al volontario non iscritto, il portale invierà una mail al volontario con le istruzioni da seguire per completare la procedura. Nel caso in cui la procedura non venga completata entro le 23:59 del giorno di invio, occorrerà effettuare un nuovo invio.
Scollegare volontario dal bot Augusto
Dal menu “iscrizioni Telegram” presente sotto il menu “Comunicazione” è possibile cancellare l’iscrizione dei volontari dal bot di Augusto; dopo aver cliccato sul tasto SCOLLEGA ACCOUNT sul rigo corrispondente al volontario iscritto confermare l’operazione.
I volontari alla Regione Puglia devono avere una tessera di riconoscimento che viene rilasciata alle Odv/GC di appartenenza su richiesta dei Presidenti/Coordinatori operativi.
La Tessera è di proprietà della Regione Puglia – Sezione Protezione Civile, è individuale ed è valida anche se il Volontario si trasferisce in altra Organizzazione iscritta all’Elenco Territoriale della Regione Puglia.
La tessera di riconoscimento contenente i seguenti dati del volontario
- nome
- cognome
- nr. matricola
- foto tessera (requisiti richiesti)
- QR Code per la verifica di iscrizione e la lettura speditiva di dati utili in attività di Protezione Civile;
- chip integrato con tecnologia NFC, che consente la registrazione in attività di Protezione Civile.
Procedura per la richiesta della tessera
Dal menu “Tessere Regione Puglia” presente sotto il menù “Anagrafiche” è possibile richiedere la tessera di riconoscimento dei volontari previa verifica di alcuni requisiti; dopo aver cliccato sul tasto RICHIEDI sul rigo corrispondente al volontario, si aprirà una finestra Popup con i 5 requisiti necessari per inviare la richiesta di stampa.
I requisiti sono:
- Dati scheda obbligatori: i dati obbligatori presenti nella Scheda Anagrafica del Volontario devono essere tutti compilati;
- E-mail: la mail del volontario deve essere stata verificata tramite le istruzioni ricevute con la mail di verifica;
- Fototessera: inserire una fototessera che rispetti i requisiti richiesti ed attendere la validazione;
- Operativo: il volontario deve avere selezionato la voce “SI” nel menu a discesa “Operativo” presente sulla Scheda Anagrafica del volontario;
- Account Bot Telegram: il volontario deve avere completato la procedura di registrazione a Telegram;
Se tutti i 5 requisiti sono verdi, cliccare sulla casella “Accetto” dopo aver preso visione del testo contente le dichiarazioni che si stanno approvando.
L’Ufficio Tesseramento provvederà a stamparla, collegarla all’Account AUGUSTO, successivamente sarà consegnata al Presidente / Coordinatore Operativo dell’Organizzazione di appartenenza.
La fototessera del Volontario deve avere i seguenti requisiti:
- Sfondo bianco;
- L’inquadramento frontale deve racchiudere principalmente il volto;
- Il volontario deve essere in divisa (porzione visibile del collo/spalla);
- La foto deve essere ben definita e non sgranata;
- La foto non deve riportare timbri, marchi o altri segni;
- La foto non deve essere stata modificata (ES: rimozione sfondo con software di grafica).
Il file della foto tessera è soggetto a validazione da utenti delegati. Qualora non risponda ai requisiti richiesti, sarà respinta e potrà essere sostituita con un altro file.
I volontari che non sono più iscritti e non si iscriveranno a nessuna Odv/GC devono riconsegnare la tessera di riconoscimento al Presidenti/Coordinatori operativo che provvederà alla distruzione della tessera ed allo “sgancio” dal portale AUGUSTO.
La Tessera è di proprietà della Regione Puglia – Sezione Protezione Civile, è individuale ed è valida anche se il Volontario si trasferisce in altra Organizzazione iscritta all’Elenco Territoriale della Regione Puglia.
Procedura per lo sgancio della tessera
Dal menu “Tessere Regione Puglia” presente sotto il menù “Anagrafiche” è possibile sganciare la tessera di riconoscimento del volontario; dopo aver cliccato sul tasto SCOLLEGA sul rigo corrispondente al volontario, si aprirà una finestra Popup dove andrà allegato il file in formato .pdf (max 3 MB) della scansione della tessera tagliata in 4 parti.
Dopo aver effettuato il caricamento del file si dovrà attendere lo sgancio che sarà effettuato da utenti delegati dalla Regione Puglia.
Per aggiungere una nuova attività programmata è necessario cliccare sui pulsanti “Attività” – “Elenco attività programmate”:
Dalla pagina “Elenco Attività Programmate”, in alto a destra cliccare la voce “Azioni” – “Nuova attività”.
Il modulo di inserimento dovrà essere così compilato:
Informazioni Generali
- Titolo: inserire un breve titolo esaustivo (NON scrivere in maiuscolo);
- Informazioni: inserire la descrizione sintetica dell’attività, specificando nel dettaglio tutte le informazioni necessarie ai Volontari partecipanti;
Responsabili e delegati di gestione
- Responsabile: Indicare il responsabile attività dall’elenco. Sono elencati i soli Presidenti/Coordinatori Operativi per il livello Organizzazioni, i Dirigenti per il livello Provinciale, i Funzionari o Dirigenti Volontari per il livello Regionale;
- Livello di gestione: questo campo permette di assegnare le autorizzazioni dei delegati nel pannello di gestione. Nel campo Delegati saranno visualizzati gli utenti del livello di gestione, ovvero:
- Livello di gestione Associativa: Organizzazioni;
- Livello di gestione Provinciale: Utenti Provinciali;
- Livello di gestione Regionale: Utenti Regionali;
NOTA: Il Livello di gestione AUTONOMA permette l’inserimento dei volontari è il passaggio automatico in STATO CONFERMATO.
I delegati di gestione hanno accesso al pannello di gestione con le autorizzazioni di conferma e rifiuto dei partecipanti.
- Delegati di gestione: campo compilabile con gli utenti delegati in riferimento al livello di gestione
- Tipologia di attività: selezionare la tipologia di attività programmata.
In questo campo è possibile selezionare le tipologie di attività con impiego programmato. Altre tipologie di attività con impiego su chiamata possono essere censite compilando il Rapporto di Servizio.
- Macro-evento: In questo campo è possibile selezionare i Macro-Eventi con tipo di impiego programmato. Altri Macro-Eventi con impiego su chiamata possono essere collegati compilando il Rapporto di Servizio.
Visibilità
Le opzioni di visibilità permettono di inserire dei criteri per restringere la visualizzazione dell’attività a determinate Organizzazioni; senza Restrizioni le attività saranno visibili a tutte le Organizzazioni.
NOTA: Le attività di Protezione Civile senza restrizioni associative sono soggette ad approvazione.
E’ possibile indicare le seguenti restrizioni:
- Restrizione Provinciale: potranno partecipare le Organizzazioni con sede legale nelle Provincie indicate;
- Restrizione Associativa: potranno partecipare le Organizzazioni indicate;
- Restrizione Operativa: potranno partecipare i volontari con i brevetti censiti nella scheda personale indicati in elenco;
- Restrizione Amministrativa: potranno partecipare i volontari con ruolo amministrativo indicato in elenco;
Opzioni generali
E’ possibile indicare ulteriori opzioni per le tipologie di attività di “Protezione Civile” e di “Volontariato generico”, ini particolare è possibile indicare:
- Missione: se i turni superano le 24 ore;
- Blocca Volontari per turno: impedisce l’inserimento dei volontari al superamento del numero massimo confermato per turno;
- Contributo forfettario: indica la previsione di un contributo spese per le attività da svolgere.
Opzioni Attività di Protezione Civile
- Benefici art.39 D.Lgs. 01/18: se per l’attività i Volontari hanno diritto al mantenimento del posto di lavoro e del trattamento economico previdenziale;
- Benefici art.40 D.Lgs. 01/18: se le ODV e i GC possono richiedere il rimborso delle spese sostenute e preventivamente autorizzate;
- Centro Operativo Aperto: se per l’attività è prevista l’ attivazione di un Centro Operativo (COC, COM, CCS, COR o DICOMAC).
Questa funzione permette di richiedere il trasferimento di un Volontario dall’Associazione in cui è attualmente iscritto, in un’altra Organizzazione di Volontariato.
La procedura può essere avviata dal Presidente / Coordinatore Operativo dell’Organizzazione nella quale il Volontario vuole essere trasferito accedendo dal menù laterale “Anagrafiche” – “Volontari”, successivamente cliccando in alto a destra il pulsante “Azioni” – “Richiedi trasferimento volontario”.
Digitando il codice fiscale del Volontario ed allegando il file in formato .pdf (max 3 MB) delle dimissioni dalla carica di socio o altra documentazione con pari valenza, cliccando sul pulsante RICHIEDI TRASFERIMENTO, il Volontario riceverà una e-mail automatica per confermare la volontà di essere trasferito.
Al volontario arriverà un’email automatica per confermare o ignorare il trasferimento.
Dopo che il volontario conferma la volontà ad essere traferito cliccando sul pulsante all’interno dell’email automatica, il Presidente / Coordinatore Operativo dell’Organizzazione alla quale il Volontario è aderente, riceverà un’ulteriore email automatica per verificare la correttezza della documentazione e confermare la procedura entro e non oltre 10 giorni solari.
Decorso tale termine, il sistema trasferirà automaticamente il volontario registrando la data di uscita presso l’Organizzazione uscente e creando un nuovo utente con gli stessi dati nell’Organizzazione di destinazione. Al termine della procedura il Volontario non potrà essere nuovamente trasferito per 90 giorni.
NOTA: La procedura descritta permette il mantenimento della matricola e dello storico del volontario, compresa l’eventuale tessera personale di riconoscimento emessa.
Questa sezione è progettata per aiutarvi a gestire in modo efficiente tutte le informazioni relative.
Segnalibri principali:
- Dati identificativi
- Matricola Organizzazione: identificativo univoci assegnato dagli amministratori di sistema;
- Privacy: Campo di verifica del consenso al trattamento dei dati personali fornito dal Legale Rappresentante o Coordinatore Tecnico al momento della registrazione.
- Dati generali
- Tipologia: scegliere tra Organizzazione di Volontariato o Gruppo Comunale;
- Codice Fiscale: indicare il codice fiscale dell’Organizzazione;
- Denominazione estesa: indicare l’esatta denominazione per esteso, senza abbreviazioni o acronimi, in minuscolo;
- Sigla: campo facoltativo per indicare l’eventuale sigla abbreviata o l’acronimo;
La Dashborad (dall’inglese “lavagna“) è una schermata principale che offre una panoramica delle informazioni chiave e delle metriche di performance rilevanti per gli utenti del sito. È progettata per fornire un accesso rapido e intuitivo ai dati e agli strumenti necessari per gestire efficacemente le attività e i processi di AUGUSTO.
La Dashboard è suddivisa in blocchi di sintesi:
- Situazione in tempo reale:
Da questo contenitore è possibile visualizzare:
- le attività programmate attualmente in corso: da questa sezione è possibile accedere direttamente alle schede delle attività programmate in corso;
- le richieste di partenze per attività di protezione civile emanate dai Servizi Regionali di Protezione Civile, dai Coordinamento Provinciali o dalle Associazioni Nazionali.
- i volontari attualmente reperibili.
- Notifiche
Le notifiche comprendono avvisi di varia natura, destinati a utenti specifici, come ad esempio i Presidenti/Coordinatori o utenti con particolari autorizzazioni.
- Scadenze
Un utile memorandum che riassume alcune scadenze, come quelle di Assicurazione (RCA) e revisione degli automezzi, dell’idoneitò sanitaria dei volontari o dei brevetti.
- Ultime azioni
Collegamenti diretti alle ultime pagine visitate dall’utente
- Operazioni veloci attività
Questo contenitore fornisce un’utile scorciatoia per confermare o negare lo stato di Volontari inseriti nelle attività programmate e successivamente registrarne le relative presenze o assenze nei turni.
Le azioni sono visualizzate dai Responsabili o delegati alla gestione delle relative attività programmate.
Per le attività con gestione autonoma le azioni sono visualizzate dai Presidenti/Coordinatori e dagli utenti con autorizzazioni “Aggiungi Volontari” per i rispettivi Volontari aderenti
- Contatori
Un riepilogo di volontari, automezzi, attività aperte e macro-eventi aperti sul AUGUSTO.
